MailStore – Rechtssichere E-Mail-Archivierung für Unternehmen

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Einleitung: Warum E-Mails so wichtig sind

E-Mails sind heute das zentrale Kommunikationsmittel im Geschäftsleben. Verträge, Rechnungen, Angebote oder wichtige Absprachen laufen fast immer über die elektronische Post. Doch genau hier beginnt das Problem:

  • Wie bewahren Unternehmen ihre E-Mails langfristig auf?

  • Wie erfüllen sie gesetzliche Anforderungen zur Aufbewahrungspflicht?

  • Wie schützen sie sich vor Datenverlust?

  • Und wie stellen sie sicher, dass Mitarbeiter auch Jahre später noch eine alte Mail finden können?

Die Antwort lautet: rechtssichere E-Mail-Archivierung. Als IT-Dienstleister setzen wir dabei auf MailStore – eine der führenden Lösungen in diesem Bereich.

Was ist MailStore?

MailStore ist eine professionelle Software zur Archivierung von E-Mails. Sie wird in Unternehmen aller Größenordnungen eingesetzt und bietet eine einfache, sichere und kosteneffiziente Möglichkeit, den gesamten E-Mail-Verkehr langfristig zu speichern.

Das Besondere:

  • Jede ein- und ausgehende E-Mail wird automatisch archiviert.

  • Archivierte E-Mails bleiben vollständig und unverändert erhalten.

  • Mitarbeiter können jederzeit auf das Archiv zugreifen und Mails schnell wiederfinden.

Damit erfüllt MailStore sowohl gesetzliche Vorgaben als auch die praktischen Anforderungen im Arbeitsalltag.

Warum E-Mail-Archivierung unverzichtbar ist

1. Rechtliche Anforderungen

In Deutschland und der EU gelten strenge Aufbewahrungspflichten:

  • Handels- und steuerrechtliche E-Mails müssen bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden.

  • Sie dürfen nicht veränderbar sein.

  • Sie müssen jederzeit vorlegbar sein.

Mit MailStore stellen Unternehmen sicher, dass sie diese Vorgaben erfüllen – ohne komplizierte manuelle Prozesse.

2. Schutz vor Datenverlust

Gelöschte E-Mails, kaputte Postfächer oder fehlerhafte Backups können fatale Folgen haben. MailStore legt jede E-Mail automatisch im Archiv ab – unabhängig davon, ob der Benutzer sie später aus seinem Postfach löscht.

3. Entlastung des Mailservers

Viele Mailserver wachsen über Jahre ins Gigantische. Archivierte E-Mails können aus den Postfächern ausgelagert werden. Das reduziert Speicherbedarf, verbessert die Performance und senkt Kosten.

4. Produktivität durch schnelle Suche

Jeder Mitarbeiter kennt die Situation: „Da war doch mal eine E-Mail vor drei Jahren… aber wo?“ MailStore bietet eine blitzschnelle Volltextsuche über alle Mails, Anhänge und Ordner hinweg. Ergebnis: weniger Zeitverlust und mehr Effizienz.

5. Sicherheit & Compliance

E-Mails sind vertraulich. MailStore schützt diese durch Zugriffsrechte, Verschlüsselung und Protokollierung. Unternehmen behalten die volle Kontrolle über ihre Kommunikation – ein klarer Vorteil bei internen Audits oder externen Prüfungen.

Vorteile von MailStore für Ihr Unternehmen

  • Rechtssicherheit: Gesetzliche Vorgaben einfach erfüllen.

  • Zuverlässigkeit: Keine verlorenen E-Mails mehr.

  • Kostenersparnis: Weniger Speicherbedarf auf Mailservern.

  • Schneller Zugriff: Mitarbeiter finden alte Mails in Sekunden.

  • Einfache Integration: Funktioniert mit Exchange, Microsoft 365, Google Workspace und vielen weiteren Systemen.

  • Zukunftssicherheit: Auch bei Systemwechseln bleibt das Archiv erhalten.

Typische Einsatzszenarien

  • Mittelständische Unternehmen mit Microsoft 365, die rechtliche Sicherheit und Kontrolle über ihre E-Mails wollen.

  • Handels- und Steuerbetriebe, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nachkommen müssen.

  • Dienstleister und Kanzleien, die sensible Daten schützen und jederzeit zugänglich machen müssen.

  • Unternehmen mit großem E-Mail-Volumen, die ihre Mailserver entlasten und Kosten reduzieren wollen.

Wie läuft die Umsetzung mit uns ab?

  1. Beratung & Analyse
    Wir prüfen Ihre bestehende E-Mail-Infrastruktur und entwickeln ein passendes Archivierungskonzept.

  2. Installation & Einrichtung
    MailStore wird in Ihre Umgebung integriert – egal ob Microsoft 365, Exchange, IMAP oder andere Systeme.

  3. Automatische Archivierung
    Ab diesem Moment werden alle E-Mails revisionssicher archiviert – ohne zusätzlichen Aufwand.

  4. Schulung & Support
    Ihre Mitarbeiter erhalten eine kurze Einführung und können sofort mit der komfortablen Suchfunktion arbeiten.

  5. Laufende Betreuung
    Wir überwachen die Systeme und sorgen dafür, dass die Archivierung dauerhaft reibungslos funktioniert.

MailStore in Zahlen

  • Über 80.000 Unternehmen weltweit nutzen MailStore.

  • Geeignet für 1 bis mehrere tausend Benutzer.

  • Unterstützt alle gängigen Mailplattformen.

  • Zertifiziert nach deutschen und internationalen Standards.

Das zeigt: MailStore ist eine bewährte Lösung, die von kleinen Firmen ebenso wie von Konzernen eingesetzt wird.

Ihr Nutzen in der Praxis

  • Revisionssichere Archivierung für bis zu 10 Jahre

  • Keine Angst mehr vor Betriebsprüfungen

  • Hohe Mitarbeiterzufriedenheit durch einfache Suche

  • Flexibilität bei der Wahl oder dem Wechsel des Mailservers

  • Zukunftssichere Investition ohne Abhängigkeit von nur einem Anbieter

Fazit: Sorgenfrei in die Zukunft mit MailStore

E-Mails sind für Unternehmen unverzichtbar – rechtlich, organisatorisch und wirtschaftlich. Mit MailStore sorgen Sie dafür, dass keine wichtige Information verloren geht, rechtliche Vorgaben eingehalten werden und Ihre Mitarbeiter jederzeit schnell auf alte E-Mails zugreifen können.

Als IT-Dienstleister unterstützen wir Sie bei der Einführung von MailStore – von der Planung über die Einrichtung bis hin zum laufenden Betrieb. So haben Sie Ihre E-Mail-Archivierung immer im Griff.

👉 Kontaktieren Sie uns, wenn Sie erfahren möchten, wie MailStore auch Ihr Unternehmen fit für die Zukunft macht.

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